Der Kassenbon vom Drehtag landet noch am selben Tag bei dir.
Dein Team fotografiert den Beleg am Handy und reicht ihn ein. Du prüfst ihn in der Auswertung, ordnest Projekt und Kostenart zu und gibst ihn frei. Interne Ausgaben wie Tonmann oder Drohnenpilot erfasst du im Projekt; sie gehen mit Aufschlag auf die Rechnung und zählen gegen das Budget.
Fotos oder PDFs hier ablegenLink fürs Team: Beleg vom Handy einreichenExport an den Steuerberater
Foto oder PDF bis 25 MBStatus: in Prüfung, geprüft, freigegeben
Foto, Projekt, Betrag: fertig
Jede Person im Team öffnet die Seite Beleg einreichen am Handy, macht ein Foto oder wählt ein PDF und trägt Projekt, Betrag und Firma ein. Der Beleg landet sofort als Eingangsrechnung mit Status offen bei dir. Betrag, Datum und Firma gehören gleich hier hinein, später lassen sie sich nicht mehr ändern.
- JPG, PNG, HEIC oder PDF bis 25 MB; Fotos werden gerade gedreht, auf 2200 px verkleinert und im Kontrast angeglichen.
- Die Seite kommt ohne Seitenleiste aus und liegt per „Teilen → Zum Home-Bildschirm“ wie eine App auf dem Handy.
- „Deine letzten Belege“ zeigt jedem Einreicher den Stand: in Prüfung, geprüft, freigegeben oder abgelehnt.
Offene Belege oben, pro Zeile ein Knopf
In der Auswertung, Reiter Belege, stehen alle eingereichten Belege in einer Tabelle, offene immer oben. Pro Zeile entscheidest du per Knopf: Geprüft, Freigeben, Ablehnen, Bezahlt oder Wieder öffnen. tidalmuse merkt sich, wer wann geprüft hat.
- Projekt und Kostenart wählst du direkt in der Zeile; die Auswahl speichert sofort, Freigeben ohne Kostenart wird abgewiesen.
- Filter offen und geprüft, freigegeben, abgelehnt, alle; Suche nach Firma, Nummer oder Person.
- Karte Belege ablegen: mehrere Fotos oder PDFs auf einmal hineinziehen; sie landen ohne Betrag als offen in der Liste.
3 offen · 84,60 € · 289,00 € · 23,80 €Geprüft · Freigeben · Ablehnen
45 Kostenarten mit SKR03 und SKR04FREMD · 3100 / 5900
Jeder Beleg bekommt eine Kostenart, jede Kostenart ein Konto
Dein Steuerberater will keinen Ordner voller Fotos, sondern eine Liste mit Konten. 45 Standard-Kostenarten stehen beim ersten Aufruf bereit, 38 Aufwand und 7 Erlös, je mit SKR03- und SKR04-Konto. Im Reiter Steuerberater benennst du sie um, änderst Konten oder legst neue an.
- Belegliste CSV mit Datum, Firma, Nummer, Betrag brutto, Projekt, Kostenart, Status, Bezahlt und Eingereicht von.
- Buchungen als CSV (mit Konten) für den Zeitraum, dazu die Kacheln Erlöse, Aufwand und Ohne Kostenart.
- PDF mit Datenerkennung füllt Rechnungs-Nr., Unternehmen, Netto, Brutto und Adresse aus einer eingebetteten E-Rechnung vor; Duplikate werden über die Rechnungsnummer abgefangen.
Tonmann, Drohne, Musiklizenz: erfassen, weiterberechnen, gegen das Budget
Nicht jede Ausgabe kommt als Kassenbon. Im Projekt, Reiter Finanzen, erfasst du sie netto mit Auftrag und entscheidest pro Ausgabe, ob der Kunde sie bezahlt und ob sie das Budget belastet. Was du weiterberechnest, wird mit Aufschlag für die nächste Rechnung nach Aufwand vorgemerkt.
- Haken „an den Kunden weiterberechnen“ mit Aufschlag in Prozent; leer heißt Konto-Standard.
- Haken „zählt gegen das Budget“ entscheidet, ob die Ausgabe das Projektbudget belastet.
- Im Kasten Leistungen stehen Ausgaben und Belege gemischt; Ausgaben lassen sich bearbeiten oder löschen, solange sie auf keiner Rechnung stehen.
Drohnenpilot 450 € · weiterberechnet 517,50 € (+15 %)weiterberechnen · im Budget
Ausgaben und Belege in der Marge
Belege und Ausgaben kommen in Marge und Monatsauswertung an
Beide Quellen fließen in die Projektmarge, die Monatsauswertung und den Deckungsbeitrag. Der Überblick sagt dir, wo noch etwas offen ist: „N Belege warten auf Prüfung oder Freigabe“ und „N Belege ohne Kostenart“, jeweils mit Sprung zur Stelle.
- Belege zählen netto: brutto geteilt durch 1,19, bei Kleinunternehmern durch 1,0.
- Jede Änderung an Status, Kostenart oder Projekt eines Belegs steht im Reiter Protokoll unter der Art Beleg.
Vom Kassenbon zur Buchung
Foto am Drehtag, Projekt und Betrag dazu, bei dir prüfen, Kostenart wählen, freigeben. Am Monatsende geht die Belegliste mit Konten an den Steuerberater.
Der Link fürs Team funktioniert mit jedem tidalmuse-Konto; jede Person sieht nur ihre eigenen Belege.
Freigeben ohne Kostenart wird abgewiesen. Nicht freigegebene Belege stehen in der CSV als „noch nicht freigegeben“.
Gehostet in Deutschland, DSGVO, keine Weitergabe. Belege gehören dir, nicht dem Tool.
Häufige Fragen
Liest tidalmuse Betrag, Firma und Datum vom Foto ab?
Nein. Bei Fotos und gescannten PDFs trägst du Betrag, Firma und Datum von Hand ein. Vorbefüllt wird nur ein PDF mit eingebetteter E-Rechnungs-XML (ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung) über PDF mit Datenerkennung auf der Rechnungsseite.
Kann ich einen eingereichten Beleg nachträglich ändern oder löschen?
Nur zum Teil. Im Belege-Reiter änderst du Status, Projekt, Kostenart und Bezahlt. Betrag, Datum, Firma und Rechnungsnummer sind nach dem Einreichen fest, und Löschen gibt es dort nicht.
Wie wird die Mehrwertsteuer bei Belegen gerechnet?
Pauschal. Du trägst den Bruttobetrag ein, tidalmuse rechnet mit 19 % auf netto herunter, bei Kleinunternehmern mit 0 %. Einen Steuersatz je Beleg, etwa 7 % für Bücher, gibt es nicht. Belege ohne Betrag zählen mit 0 €.
Zählen nur freigegebene und bezahlte Belege in der Auswertung?
Noch nicht. Monatsauswertung und Projekt-Innensicht rechnen heute alle Eingangsrechnungen mit, auch offene und abgelehnte. Sauber getrennt ist die CSV für den Steuerberater: Dort stehen nicht freigegebene Belege als „noch nicht freigegeben“, freigegebene ohne Kostenart als „OHNE KOSTENART“.
Jetzt den Link fürs Team teilen
Handy-Seite öffnen, zum Home-Bildschirm legen, ersten Beleg fotografieren. Wir helfen beim Einrichten der Kostenarten.